Situatie

Medio 2017 bevindt Zeeland Seaports (nu North Sea Port) zich in in een turbulente fase van haar bestaan. De overheid heeft afgedwongen dat het een NV moet zijn en dus commercëler moet opereren. Daarnaast draagt ze als regisseur van de omgeving financiële en maatschappelijke verantwoordelijkheid voor grote projecten in de industrie, haven en voor de burgers. En er loopt een verkennende fase voor een fusie met de haven van Gent België.

Hoofd corporate communicatie zocht handvatten om slim én met duidelijke visie de communicatie naar alle stakeholders levendig en actief te krijgen.

Issue

De website is sterk verouderd en de afdeling communicatie wil zich voorbereiden op aanpak van een nieuwe website. Daarbij moet er rekening gehouden worden met de mogelijke scenario’s voor het komende jaar.

Er is in de afgelopen jaren niets aan de website doorontwikkeld omdat de afdeling niet goed wist hoe en waar te beginnen. Gebrek aan gebruikersvriendelijk was een groot probleem, maar ook de integratie met social media, staistieken en het CRM systeem waren een issue. Daardoor werd de website meer een 'sluitpost' dan een veel bezochte site als spil/regiseur van de regio zeeuws-vlaanderen.

De vraag is:

Hoe kunnen we als communicatie afdeling voorbereid zijn op de komende situatie en de organisatie ondersteunen door een leidende richting te ontwikkelen waarbij we straks in elke scenario in staat zijn snel een slimme nieuwe website te ontwikkelen.

Aanpak

Met workshops hebben we de meest waarschijnlijke scanario's belicht, onderzoek naar de meest relevante persona's gedaan. Daarnaast hebben we enkele brainstorms gehouden over invulling van de verschillende scenario's.

Ook is in kaart gebracht hoe en welke content te maken en inzetten terwijl er nog geen nieuwe zelfstandige- of fusie-website wordt geïnvesteerd.

Resultaat

Paralel hebben we onderzocht hoe we op die scenario's kunnen voorbereiden: het idee is om alvast aan de website werken ondanks dat we nog niet weten of de fusie met de haven van Gent doorgaat.

We hebben bepaald dat persona's een goede kapstok zijn om alvast inhoudelijk met de website te starten. Daarnaast hebben we bepaald welk deel van de techniek 'in huis' ingezet kan worden en welke techniek ingekocht gaat worden, inclusief het benodigde budget.

Hiermee kan de communicatie afdeling verder met voorbereiden op de nieuwe situatie. Het uitzetten van content-onderwerpen verdeeld over de persona's wordt opgestart. Ook wordt gestart met het opstellen van specifieke requirements voor de nieuwe website.

Toekomst

De afdeling is nu voorbereid op de onzekere toekomst met een heldere visie hoe door de veranderingen te navigeren. Ze is in staat geworden om initiërend en wendbaar mee te bewegen met de koers die de directie aan het ontwikkelen is.